Amikor az ember egy külső cég által felvetett problémával kezd foglalkozni, számos körülményt kell szem előtt tartani. Ezek – a teljesség igénye nélkül – a következők lehetnek:
- Célszerű először is tisztázni, hogy a külső cég részéről kivel állunk kapcsolatban: a cég vezetőjével, a műszaki vezetővel vagy éppen a konkrét gyártást végző szakemberrel.
- Azt is tisztázni kell, hogy mire irányul a megkeresés: a hiba okának megállapítására, vagy a hiba elhárítására. E két szint elkülönítése feltétlenül szükséges a későbbi viták elkerülése végett.
Az első kapcsolatfelvétel közben, legyen az személyes vagy telefonon történő megbeszélés, ügyelni kell arra, hogy kérdéseinkkel ne vezessük rá az esetleges megbízót a probléma megoldására, hiszen akkor eleshetünk egy-egy megbízástól.
A tárgyalások során tisztázni kell azt, hogy az adott problémával korábban foglalkozott-e már valaki – legyen az belső vagy külső szakember – és ha igen, akkor a korábbiakban milyen vizsgálatokat végeztek, és annak mi volt az eredménye.
Lehetőség szerint be kell kérni az adott technológiai folyamatra vonatkozó dokumentációt, beleértve a felhasznált anyagokra vonatkozó adatlapokat és az alkalmazott eszközök leírását. Alapvető jelentőségű lehet a vonatkozó EN szabványok megszerzése és megismerése. Amennyiben erre nincs mód, akkor az ASTM előírásokat kell megszerezni.
Feltétlenül szükséges a helyszíni szemle, még akkor is, ha a helyszíni szemle időpontjában feltehetően már nem ugyanazok a körülmények fordulnak elő, mint amelyek a hibás gyártásra jellemzőek voltak.
Ha lehetőség adódik, a hibás és a megfelelő minőségű termékből is vizsgálati anyagot kell kérni. Amennyiben a beszélgetés során bizonyos feltételezések megfogalmazódnak bennünk, akkor már célzottan azokat a munkafolyamatokat kell helyszíni szemlén megfigyelni, amelyek a hiba kialakulásában közrejátszhatnak. Fontos, hogy adott esetben ne a cégvezetővel, hanem a munkát végző szakmunkással beszéljünk.
Amennyiben megrendelésre kerül sor, az árajánlat adásakor ügyelni kell arra, hogy az elvégzendő vizsgálatok köréből a megrendelő ne következtethessen a hiba lehetséges okára. Ezért az árajánlatnak szakmai szempontból korrektnek, de megfelelően rugalmasnak kell lennie.
Amennyiben a hiba elhárítására vonatkozó javaslat is a szerződés tárgyát képezi, akkor az elvégzett vizsgálatok áránál akár egy nagyságrenddel nagyobb szerződéses összeg sem tekinthető túlzottnak.
Különös gondot kell fordítani a határidőkre, amennyiben csak vizsgálatok elvégzésére szól a megbízás, akkor a belső munkarendnek megfelelően kell a határidőt megjelölni, amennyiben azonban a hiba elhárításának módja is a szerződés tárgyát képezi, nagyon óvatosan kell eljárnunk, akkor hosszabb határidőt adjunk meg az előteljesítés lehetőségét megtartva.